印刷会社とのやり取りから学んだ、仕事をスムーズに運ぶ方法(問題点を挙げる編)

1人で仕事をする時は、自分のペースでできます。

やっていることもやっていないことも把握できるし、今後の予定も自分だけの都合で立てることもできます。

でも、相手がいると違います。

今回の小説作りでの印刷会社とのやり取りでは、私達が初心者で知識がなかったこともあり、頻回に連絡を取り合う必要がありました。

けれどもなかなかスムーズに仕事が運ばない事が多く、毎回のようになんだかイライラ。

でも社員の皆さんの人柄は良さそうなのと、不器用だけど自分達なりには多分一生懸命やっているんだろうな〜という様子が伺えたため、不満があってもはっきり言えないまま過ぎていきました。

そして不満は沢山あったけど、細かなことが色々がありすぎて、まだ頭の中で整理されていない状態です。

1年後に第2巻の小説の印刷を、もしかしたら再度同じ会社に依頼する可能性もあるため、その時の為にもどうしたらもっと仕事がスムーズに運ぶのか、ここで少し振り返っておこうと思います。

まずは一方的な意見にはなってしまうけど、印刷会社のここが問題だと思う所を挙げてみよう。

①担当の人と電話が繋がりにくい。

電話対応の人には、窓口の人と相談や質問に回答してくれる人が2人ずつくらいいる。回答してくれる私達の担当のNさんはほとんど毎回「席を外している」「他の電話対応をしている」などの理由で、ほとんど1回では電話がつながらない。私も育児の合間の一瞬のタイミングで電話をしているため、折り返し電話が来た時今は出られないということもある。直後、手が空いた隙にこちらからかけ直しても、またしても繋がらず、エンドレス…なんていうことも。

②担当の人の専門知識が薄い。

やっと担当のNさんと話せても、原稿作りや印刷について細かい質問をすると、「私には分からないので工場の人に確認します。」ということが多い。多すぎる。

③質問の回答が全て返ってこない。

いくつかまとめて質問すると、忘れているのか、こちらが言った事を把握できていないのかは不明だが、大抵1つ2つ質問の答えが抜けて返ってこない。結局もう一度同じ質問をし直すことになる。

④忙しい時に落ち着いて対応してくれない。

相手が忙しいと、少しパニック気味になっていて落ち着いて対応してくれない。「いくつか質問がある」と念を押してから話しても、すぐに電話を切ろうとするのを慌てて引き止めることが何度もあった。

⑤情報伝達や確認が不足している。

Nさん不在の日に別の人が代わって連絡をしてくる時、今までのNさんとのやり取りの内容は全く把握していないため、こちらが一から説明する必要があった。また「工場の人に伝えておきます。」と言っていたのに、伝わっていなかったと予想されることが何度かあった。それから印刷直前勝手にイメージが変更されていたミスに、他の人が気付けなかった件。

⑥電話やメールの返事が遅い。

今仕事を片付けたいからすぐに返事が欲しくてずっと待っているのに、その日の夜中近い遅い時間か翌日、忘れられちゃったのかなぁと思う頃にやっとメールで返事が届く。こちらの日や時間帯の都合によって、今なら取りかかれるけどもう少し後になるとできないということもある。そうすると返事が遅れただけで、私達の仕事が数日先送りになってしまったりする。

⑦全体の仕事が遅い。(⑥も同じとも言えますが)

いつ出来るかを聞いても、毎回「できるだけ早めに」と言うだけで明確な答えがないため、こちらはまだかまだかとずっと待ち続けることになる。例えば朝一番にデータを送っても、印刷イメージのPDFを1つ作るのに、丸1日とか2日かかったりする。運悪く週末の休みをはさむと週明けになってしまう。少し校正する度にそれを繰り返すので一向に進まない。

⑧電話での会話が上手じゃない。

何故だか電話では、こちらの言っている事が理解してもらいにくい。また相手からの説明も、何が言いたいのか分かりにくいことが多い。電話で話すより、メールの方が通じやすいことに途中から気付いた。

⑨印刷サンプルがサンプルとしての意味をなしていない。

「あくまでサンプル、イメージですので、実際にできあがる本とは違います。」と事前に何度も言われ、?と思っていました。送られてきた物を見たら、実際とは違う紙に印刷された紙の束がクリップでとめられた物。本物の紙のサンプルを同封してくれてはいたが、本物の紙に印刷してくれないと実際の色の出方が分からない。ただ本にしたときのイメージをつかむための物だとしたら、私達は自分で原稿を全て作ったので、そこまでのことは自分達ですでにやっていたので、意味がない。その他紙以外にも、どこまでが実際の印刷と同じで、どこが実際と異なるのかがどこにも明記されていない。

⑩ミスしたときの反省の態度が少ない。

最後の印刷の時以外にも時々大きなミスがあったが、指摘してもあまり謝らずに流されたかな〜と感じられる対応だった。

などなどでした。

長くなってしまったので今日は一旦ココまで。

次に、改善策などを考えていきます♪

※『Deadly Troubadours』は私の夫が書いた大人向けのファンタジー小説です。

現在第2巻を執筆中。

英語の文章ですが、もし購入をご希望の方は、 rikatouma@gmail.com までお気軽にご連絡ください。

金額は1冊1500円(税、送料別)です。

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