印刷会社とのやり取りから学んだ、仕事をスムーズに運ぶ方法(対策を考えてみる編)

前回印刷会社さんとのやり取りでここが問題という所を挙げてみましたが、それについての対策を印刷会社側とこちら側の両方の視点で考えてみようと思います。

問題点については各項目毎に今回は最初の一文しか載せていないので、詳細は前回のブログをご覧下さい。(2/8の記事)

①担当の人と電話が繋がりにくい。

→印刷会社への要望:電話対応の人はいつでも電話に出られるよう、電話から離れずにお仕事していてほしい。それが難しいなら電話で回答できる人をNさんの他にも増やしてほしい。

→こちら側の対策:担当の人とどうしても1回の電話で繋がりたい場合は、メールなどで事前に電話できる時間を予め約束しておく。急ぎでない用事は、最初から電話ではなくメールにする。

②担当の人の専門知識が薄い。

→印刷会社への要望:電話対応の人にきちんと専門知識がある人置いてほしい。もしも分からないことがあった場合、後で工場の人に確認してから電話を折り返すのではなく、できればその場で分かる人に電話を取り次いでほしい。やむを得ず後になる場合でも、分からない担当の人ではなく分かる人と直接話をさせてほしい。

→こちら側の対策:自分で調べられることはできるだけ事前に調べておいて、全て人に聞かなくてもいいようにする。(因にその印刷会社は「自費出版初心者の方をサポートします」とHPではアピールされていた。)

③いくつかまとめて質問すると、大抵1つ2つ質問の答えが抜けて返ってこない。

→こちら側の対策:電話で話した場合でも、その後二重にメールでも質問した内容を書いて送り、お互い後で内容を振り返られるようにする。

④忙しい時に落ち着いて対応してくれない。

→印刷会社への要望:忙しい時こそ落ち着くように心掛けてほしい。今の自分の態度がお客さん側からどう映っているかを常に客観的に見ながら人相手のお仕事をして下さい。

こちら側の対策:相手の調子に巻き込まれない。こちらは落ち着いて構える。特別急ぎの用事でなければ電話ではなくメールでの連絡にする。

⑤情報伝達や確認が不足している。

→こちら側の対策:気付いた時に黙って流さず、要望としてきちんと意見した方がよかったのかも…?

⑥電話やメールの返事が遅い。

→印刷会社への要望:スタッフの数が足らないために仕事が遅れているのだとしたら、人を増やして欲しい。それが難しいなら多忙なために返事や仕事が遅くなり迷惑を掛ける可能性があることを、一番最初の問い合わせの時点で教えて欲しい。そうすればこちらも依頼する印刷会社を検討するなり心の準備ができる。

⑦全体的に仕事が遅い。

⑥と同じ

⑧電話での会話が上手じゃない。

→印刷会社への要望:電話対応に会話が上手な人を置いて下さい。

→こちら側の対策:分かりやすい言葉で落ち着いて話す。最後に今まで話した内容をまとめ、お互いに確認できるようにする。

⑨印刷サンプルがサンプルとしての意味をなしていない。

→印刷会社への要望:実際の紙にちゃんと印刷した物をサンプルとして送って下さい。実際と同じものがサンプルとして作れないなら、せめてどこまでが実際と同じで、どこが異なるのかを明記し教えて下さい。

⑩ミスしたときの反省の態度が少ない。

→印刷会社への要望:謝らせたいわけではないけれど、もう少し反省の態度を示してくれないと、何も変わることなく、同じようなミスをいつかまたするのではとこちらは心配になる。

→こちら側の対策:流されたと感じた時に黙っていないで、改善してもらいたい意思を重ねて伝える必要があったかもしれない。

…という感じで思いつく対策を書き出してみましたが、自分自身でもいくつか工夫できることがありそう。

一番もどかしかったのは、仕事を早く進めたいのに相手と意気が合わず、なかなか進んでいかなかった所。

仕事や質問に対する返事などは、基本的に後回しにせずできるだけすぐに取りかかる事が、とても大事だと思いました。

相手の仕事の仕方にどんな特徴があるのかが分からない最初の段階では難しかったけど、次にもう一度お世話になる時は、これらの点を踏まえて進めていきたい。

そして何より、これから自分自身の仕事をする時には気をつけていこう。

色々あったけど、完成した本は紙の質も良く、美しく、しっかりとした作り。

一巻と二巻で紙質や印刷の色合いが変わらないようにすることが第一の理由ですが、今回と同じような良い本を作ってもらうため、第二巻の印刷ももう一度同じ印刷会社さんにお願いしたいと今は考えています。

今回の経験と振り返りが生かされますように。

※『Deadly Troubadours』は私の夫が書いた大人向けのファンタジー小説です。

現在第2巻を執筆中。

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